Über uns

Wir sind ITSA

Wir sind eine von Aachener tamilischer Studenten im Jahr 2018 gegründete Initiative und umfasst aktuell 26 Mitglieder.

ITSA hat die Aufgabe Studierende mit dem Interesse an der tamilischen Kultur und Gemeinschaft zusammen zu führen und so für den Erhalt dieser zu sorgen.

Wir möchten neuen Studierenden in Aachen eine helfende Hand reichen und so den Einstieg ins Studium vereinfachen. Unser Team setzt sich sowohl aus Studenten von der RWTH und auch der FH zusammen und bildet somit ein Netzwerk aus Studierenden verschiedener Fachrichtungen.

Ebenfalls versteht sich ITSA als ein sozialer Verein um sozial schwächeren Menschen, vor allem Kinder, zu unterstützen.

Daneben wollen wir durch Events, Projekte und Sportturniere unseren Mitstudierenden die tamilische Kultur näherbringen und sehen es als Aufgabe einen Beitrag zur Integration zu leisten. Zu unseren bereits durchgeführten Projekten und Events gehören unter anderem das Thumbikkai-Projekt und unsere Podiumsdiskussion zum Thema „Empower women“.

Um genaueres über unsere aktuellen Projekte zu erfahren, verfolge uns auf den sozialen Medien oder noch besser: Mach doch direkt bei uns mit und helf uns unsere Ziele noch besser zu realisieren.

Stay tuned,

Euer ITSA-Team

Unsere Workspaces

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Workspaces

Finanzen

Im Weiteren stellen wir euch den Arbeitsbereich Finanzen vor. Dieser fügt sich aus sechs Personen, unter anderem einen Hauptverantwortlichen und dessen Stellvertreter zusammen. Diese verwalten die im Verein anfallenden finanziellen Angelegenheiten, beispielsweise die Buchhaltung, das Deklarieren von Ein- und Ausgaben innerhalb des Vereins, die Kostenaufstellung für Veranstaltungen bzw. Projekte, sowohl die Kostenkontrolle als auch die Akquise von Sponsoren und Ähnlichem.

Als eingetragener Verein ist es der ITSA nicht gestattet, Vermögen aufzubauen bzw. Umsätze zu generieren. Für karikative Zwecke hingegen sind Einnahmen im Rahmen von Spendenveranstaltungen gestattet.

Zur Ausführung von Projekten, zur Vorfinanzierung von Veranstaltungen und zum Entrichten von Spenden an Hilfsorganisationen oder ähnliches ist der Verein auf Unterstützer jeglicher Art angewiesen, wie etwa Firmen, Einzelpersonen, Gäste auf Veranstaltungen aber auch Familie und Freunde, welche durch den Arbeitsbereich Finanzen geregelt werden.

Die zentrale Funktion der Finanzabteilung ist die ordnungsgemäße Verwaltung der Finanzen. Wichtig hierbei ist die Kommunikation mit allen anderen Arbeitsbereichen innerhalb von ITSA, unter anderem der Austausch über künftig ausstehende Ausgaben. Des Weiteren gehören bürokratische Vorgänge wie das Ausstellen von Spendenquittungen, Zahlen von Leistungen (z.B. Raummiete für Veranstaltungen, Kosten für Verpflegung) ebenfalls zum Aufgabenspektrum des Arbeitsbereiches Finanzen.

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Human Resources

Unser Ziel bei Human Ressources ist es unseren neuen Mitgliedern einen angenehmen Start, sowohl in die Gruppe als auch in das Uni Leben zu ermöglichen. Der erste Kontakt eines ITSA-Interessenten erfolgt per Mail an hr@itsa.de oder über ein bereits bestehendes Mitglied. Daraufhin treffen wir uns persönlich oder über Zoom mit der/ dem Interessenten und stellen bei diesem Treffen unsere Initiative vor, um ein genaues Bild über ITSA zu vermitteln und das Interesse des potentiellen Mitglieds zu wecken. Bei dem Gespräch gibt es einen offenen Austausch über alle Arbeitsbereiche, sowie über alle laufenden und kommenden Projekte, damit der Interessent die Möglichkeit hat sich alles anzuschauen und sich im besten Fall schon für einen Arbeitsbereich oder Projekt ausspricht. Ein weiteres Ziel von Human Ressources ist es, sowohl die Daten der aktuellen als auch die Daten der Alumni-Mitglieder zu verwalten und immer auf den neusten Stand zu halten. Darüber hinaus sind wir auch zumeist die ersten Ansprechpartner für andere Initiativen und Vereinigungen. Bei Anfragen für Events oder Zusammenarbeiten versuchen wir diese mit Absprache der anderen Mitglieder wahrzunehmen.

Im Großen und Ganzen kümmern wir uns um das Wohl all unserer Mitglieder mit dem Ziel, dass jeder ein vollwertiges Mitglied sein kann, egal ob bestehend oder Alumni.

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Informationstechnik (IT)

Zum Zeitpunkt der Gründung von ITSA war bereits klar, dass eine Webpräsenz in Form einer Website unumgänglich ist. Dadurch ist die Möglichkeit gegeben, Interessenten über ITSA zu informieren. Für den Aufbau einer Website, der Wartung und Verwaltung wurde der Arbeitsbereich IT eingerichtet. Hierfür ist momentan ein Mitglied zuständig, welches das Hosting-Paket inklusive der Domain gekauft und die Website eingerichtet hat. Nach der Fertigstellung der Website wurde mit der Spendenkampagne „Roots“ erstmals Aufmerksamkeit erregt und ITSA nach außen hin repräsentiert. Im Zuge dessen wurden Email Postfächer für die einzelnen Abteilungen angelegt und bedarfsgerecht aktualisiert. Gelegentlich wird an dem Design der Website gearbeitet, um diese optisch und funktionell ansprechend zu gestalten. Bei Textbasierten Projekten wie z.B. dem Diaspora-Blog war es wichtig, die Beiträge externer Autoren im richtigen Format auf der Website zu veröffentlichen. Auch hier hat der IT-Beauftragte in Absprache mit der Marketing Abteilung Veränderungen und Anpassungen an der Website vorgenommen. So konnten beispielsweise Videobeiträge in angemessener Qualität auf der Website eingebettet werden. Auch in Zukunft sollen vermehrt Videos, Artikel und Blogs auf der Website und weiteren Plattformen wie Facebook und Instagram mit gegenseitigen Verlinkungen veröffentlicht werden. Momentan wird dies alles von einem Mitglied bei ITSA bewerkstelligt. Ob eine personelle Aufstockung des Arbeitsbereiches IT notwendig ist, wird sich mit zunehmendem Fortbestehen von ITSA zeigen.

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Marketing

Für ITSA als Hochschul-Initiative ist es natürlich auch wichtig, sich nach außen hin gut zu präsentieren. Man will ja schließlich weiter wachsen hinsichtlich seiner Mitgliederzahl bzw. diese stetig auf einem hohen Niveau halten. Für laufende Projekte ist es zudem von Bedeutung, Unterstützer in Form von Sponsoren (ob Privatperson oder Unternehmen spielt dabei keine Rolle) zu finden. Für die Außendarstellung wird natürlich eine eigene Webpräsenz genutzt (IT). Auf der können sich Interessierte über ITSA und unsere Projekte informieren.

Für weitere Wege der Außendarstellung werden die Social-Media-Kanäle benutzt. Hier kommt die Arbeitsgruppe „Marketing“ ins Spiel. Diese hat zurzeit 12 Mitglieder: Bami, Braveen, Dilaxan, Gaps, Lerusan, Masuthan, Mathu, Pira, Prasanna, Sharu, Thara und Vidya.

Wir kümmern uns um Facebook und Instagram. Dabei planen und koordinieren wir die Postings, Stories und Umfragen für alle laufenden Projekte und beantworten eure Nachrichten. Im Hintergrund machen wir uns mit verschiedenen Bildbearbeitungsprogrammen vertraut und versuchen uns immer weiterzuentwickeln. Wir helfen uns gegenseitig, indem wir unser Wissen über Bildbearbeitung und Social Media Marketing miteinander teilen. Denn Optik und Visualisierung spielen bei der Außendarstellung eine große Rolle und das will gelernt sein. Kreativität ist hier im Vergleich zu den anderen Arbeitsgruppen sehr gefragt. So wenden sich die anderen ITSA Arbeitsgruppen an die Marketing Gruppe, sofern sie Unterstützung bei der visuellen Umsetzung einer Idee benötigen. Auch kümmert sich die Marketing Gruppe um externe Anfragen zu Veranstaltungen, Aktionen und das Teilen von Social Media Content anderer Initiativen.

Die Marketinggruppe gibt es bereits seit Tag 1, weil wir den meisten Kontakt zu euch und unseren Partnern über Instagram pflegen. Aktuell haben wir circa 860 Follower – mit so vielen Leuten hätten wir am Anfang niemals gerechnet, aber es bestärkt uns darin weiterzumachen und immer weiter zu wachsen. Unser Ziel ist es unsere Reichweite stetig zu vergrößern, damit wir mit unseren Projekten auf uns aufmerksam machen können und so viele Leute wie möglich erreichen.

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Qualitätsmanagement

„Qualitätsmanagement“ ist diejenige Arbeitsgruppe bei ITSA, die sich fast ausschließlich mit der internen Arbeit beschäftigt. Dabei geht es um die Frage, wie die Arbeit an Projekten, Social Media Kampagnen, Kooperation mit Partnern nachhaltig verbessert werden kann. Eine solche Arbeitsgruppe existiert nicht seit Tag 1 von ITSA. Sie entsteht viel später, nachdem erste Projekte erfolgreich abgeschlossen wurden. Es muss sich erst einiges ereignet haben, bevor man sich die Frage stellen kann „Wo haben wir Schwächen? Wo können wir es besser und effizienter machen?“ Denn in erster Linie will man ITSA für die nächsten Jahre so aufstellen, das ein langjähriges Bestehen gewährleistet wird. Was kann getan werden, um sich als Gruppe, als großes Ganzes weiterzuentwickeln? Ein Aspekt, den das Qualitätsmanagement verfolgt ist das Wissensmanagement und dessen Transfer. Gemeint sind damit die vielfältigen Kompetenzen und Studienfächer sämtlicher Mitglieder zu erfassen, festzuhalten und abrufbar zu machen. Denn ein ITSA Mitglied bleibt nur während seines eigenen Studiums an der Hochschule Mitglied bei ITSA. Im Anschluss erfolgt meist der Einstieg ins Berufsleben, wird also zum Alumni. Um das Wissen, Skills und Erfahrungen des dann ausscheidenden Mitglieds festzuhalten, benötigt es ein Wissensmanagement.

Ein weiteres Beispiel für die Arbeit des Qualitätsmanagements ist die Umsetzung neuer Ideen. Dafür werden sie zunächst von einem Mitglied vorgeschlagen und die Machbarkeit überprüft. Oder man betrachtet bestehende Vorgänge und analysiert sie auf Verbesserungsbedarf. Workshops könnten ein Instrument sein, in Gruppen

Ideen zu sammeln, zu visualisieren und ggfs. sofort umzusetzen. Damit wird sichergestellt, dass keine wichtige Idee verloren geht und mit jeder Idee sorgfältig umgegangen wird. Das stärkt den Zusammenhalt aller Vereinsmitglieder. Qualität in den Abläufen schafft Produktivität in der Projektbearbeitung. Was man wo und wie verbessern kann, lässt sich am besten anhand einer Mitgliederbefragung feststellen. Hieraus abgeleitet Ergebnisse fließen direkt in den Optimierungsprozess vereinsinterner Prozesse.